La Comunicación en una empresa y sus Libros Corporativos

La Comunicación como área de estudio de las ciencias sociales proporciona herramientas conceptuales que permiten entender con mayor amplitud o desde otra perspectiva el funcionamiento de una organización.

 

 

Pero no pretendemos hacer un tratado de la organización, entendida como una estructura administrativa, creada para lograr objetivos específicos. Pretendemos sólo estudiar una pequeñísima parte de la complejidad que puede representar el fenómeno de la comunicación en una empresa. Nos referimos de manera específica a los Libros Corporativos, entendidos bajo este marco conceptual que nos proporciona la Comunicación como disciplina académica.

 

Cabe detenerse un momento en lo que en éste contexto entendemos por Comunicación. Tomamos prestada la definición que hace Wikiversidad de la comunicación como un proceso de intercambio de información en el que un emisor transmite a un receptor algo a través de un canal, esperando que, posteriormente, se produzca una respuesta de dicho receptor en un contexto determinado (1)

 

Fotografía: Roberto Ríos Galván

Fotografía: Roberto Ríos Galván

Los Libros Corporativos, un Canal de Comunicación.

Un medio o un canal a través del cual se envían una serie de mensajes, compuestos por símbolos y códigos lingüísticos. Tal y como en el caso de los Medios Masivos de comunicación, son la Televisión, La Radio o la Prensa.

El contenido, los mensajes o la información de los Libros Corporativos, se gesta dentro del ámbito que podríamos clasificar como Comunicación Jurídica, a cargo de personal especializado propio de la empresa o de despachos externos. Podemos identificar a éstos últimos como los emisores de los mensajes de los Libros Corporativos.

A su vez, los receptores, la instancia o instancias a la cual van dirigidos los mensajes de los Libros Corporativos la expresa muy bien Juan José Duarte Bravo en su Libro Los Libros Corporativos de las Sociedades Mercantiles. Y los podemos identificar como “los directivos y gerentes para tomar sus decisiones, los accionistas para revisar sus pérdidas o utilidades, los inversionistas, las casas de bolsa o los bancos prestamistas, acreedores, autoridades fiscales y judiciales” (p.7).

 

¿Cuál es el mensaje que se transmite en los Libros Corporativos?

Una vez hecho este planteamiento general, pasemos a estudiar con un poco más de detalle los distintos aspectos de los Libros Corporativos.

En el terreno de la comunicación esta pregunta tiene que ver con el contenido de los mensajes:
Las Reformas estatutarias. Que pueden ser el cambio de la razón social, reforma del objeto, reforma a las facultades del representante legal, fusiones escisiones y cualquier otra reforma a los estatutos.
Resoluciones anuales de los accionistas.
Recepción de las declaraciones financieras.
Nombramiento de directores, asignación de auditores, aprobación o ratificación de actas, elección de directores o apoderados.
Confirmación y aprobación de estatutos.
Aprobación de venta de activos.
Salida o entrada de algún socio.
Incrementos o reducciones del capital social

Fotografía: Roberto Ríos Galván

Fotografía: Roberto Ríos Galván

La Historia de las Empresas está en los Libros Corporativos

Estos “Registros”, como suelen llamarles en el terreno de la abogacía, conforman los documentos que hacen la historia de las organizaciones.

La forma en que se deben llevar a cabo estos registros está establecida en los siguientes documentos de la legislación comercial mexicana:
Código de Comercio,
Código Fiscal de la Federación,
Ley General de Sociedades Mercantiles
Ley General de Títulos y Operaciones de Crédito

Los 3 libros fundamentales donde se deben asentar dichos registros:

Libro de Actas de Asamblea
Libros de Registro de Accionistas
Libro de Variaciones de Capital

Los Libros Corporativos son entonces, un sistema de registro de la información generada por las organizaciones en sus relaciones internas y externas. Esta información a su vez permite “identificar, medir, registrar tanto la información financiera como la orgánica de la sociedad.
Se deduce que los mensajes contenidos en los Libros Corporativos tienen la función de cumplir con un requerimiento de la legislación del comercio así como la de documentar los aspectos más importantes de las organizaciones o empresas a través del tiempo. Dentro del campo de la Comunicación Organizacional, cumplen un papel fundamental.

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